countif を使って、こりゃ便利だと思っていたのに、
countifs という関数があるのが分かって、
もっと便利に
countif という関数がある。 指定した範囲に、指定した文字などが、いくつ含まれるかを返すものだ。
毎月１回、仕事として、この関数をつかったエクセルでの集計をする
インターネットを通じ、プレゼントの応募を受付けることをしている。
プレゼントの当落を決めるため、データを整える作業をする。
自社のご応募サイトには、第一・第二・第三希望まで、選んでいただくように、プルダウンメニューを設け、約２０種類のプレゼント品の中から選択してもらうことになっている。
それ以外に、フォームに、お名前・住所・電話番号・メールアドレス・他を入力してもらって、送信してもらう。
ルーチンワーク
ネットからのご応募を貯めてあるファイルをダウンロードする。
ダウンロードしたファイルは、CSVファイルなのだけれど、わりと文字化けをするので、一回メモ帳で開き、保存して、その後エクセルで開く。
開いてから、エクセルの形式で一旦保存。
それから、作業を開始。
まずは、各項目ごとにソートする
プレゼントの当選を決めるための前段階作業なので、お客様のご住所ごとで一旦ソート
ルールを守ってくれる人がほとんどなのだけれど、ルールや決まりを守れない方も、ある一定数いる。何をどう伝えても、理解しようとしない。理解できないのかも知れない。
すると、県と市と区までは、省略して入力してもらえるよう、自社のご応募サイト内に、注意書きを記載してあるけれど、「そんなのお構いなし」なみなさんが、ある程度いるので、該当文字を空白に置き換えをする。
そして、本来入力してほしい書式でちゃんと入力していただいたみなさんと同じ条件にそろえる。
【指定してある内容が理解出来ない人は、当選作業から外してもよいのだけれど、これは、お客さまへのサービスでやってることなので、ある程度は許容して差しげないといけません。お役所仕事ではないので】
自分の在籍する会社は、エリアが決まった範囲でのお客様への物販をする会社なので、全体のエリアをいくつかに分けて、支店が担当している。
そのため、住所で、どの支店に該当するかがわかるので、エクセルファイルに１列加え、店舗の略番号を振っていく。
いままで、『 countifs 』を知らなかったので、
『 countif 』で、集計していた。
無知とは、怖いものですorz
いままで、店とプレゼント品を第一レベル第二レベルとして、「ユーザー設定の並べ替え」をしていた。
その後、店の略番号がどの行からどの行になるかをそれぞれ数字として打ち込み一旦見られるようにした。
その、同じ店略番号を含む行がどこからどこまでかという絶対参照の値を『 countif 』の関数を使って、絶対参照で表す範囲の中に、指定のプレゼント品のご応募がいくつになるか……というのを
店…横行
プレゼント品…縦列
の表として作るをしていた。
なので、１セルずつではないものの、１店舗の１つ目のプレゼント品の数式をセルに入れたら、全プレゼント品分を「ドラッグ」していくことをしていた。
それでも、エクセルを使いこなしている気になっていたのに(-_-;)
「 countifs 」の「 s 」１つがつくだけで、便利さが飛躍的に高まる関数があるのを、この作業をはじめてから１年たった今日、わかることができた。
「 countif 」は、範囲の中に条件にあったものを１種類だけ探して、それが何個あるかを教えてくれる関数だったけれど
「 countifs 」は、範囲の中の条件に合った行の中で、もう一つの条件に合致するものが何個あるかを教えてくれる関数だ
求めている結果は、同じなのだけれど、作業工程が、飛躍的に減らすことができる。
なんなら、ソートすることさえも、必要ないだろう。
ただ、いまのところ、お店の略番号を自動で入れられないのと、入力ミス（ミスと言うか、お客様を責められないのだが）を補足修正するために、１回はソートし、一通り一瞥だけはしなくてはならないか。
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